Success Story
『OptimalFlow』（現『Uniface Flow』）を活用することで、業務用マルチメディアシステム工事業務のビジネス・プロセスを自動化し、業務負荷の軽減と効率化を実現
組織的な事業展開への飛躍が大きな課題に日本ビクターのサービス部門が分離独立したビクターサービスエンジニアリング株式会社は、日本ビクターのAV&ホームマルチメディア機器の修理サポート業務と視聴覚設備、ホールやスタジアムの音響・映像システム、館内放送設備などシステム化が著しい業務用設備の設計から工事施工、メンテナンスまでの工事・保守業務を行う企業である。
現場担当者と資材担当者の負荷軽減のためにワークフロー管理システム導入を決定同社ではISO9001を取得、業務の標準化を行うとともに、部材の発注を一括して集中的に行う資材課を設置した。これは個人依存の縦割り業務体制を改め、部材の発注を横断的に行うことによって、価格情報など資材の仕入れに関するノウハウを組織的に蓄積していくことに大きな狙いがある。一方、現場の工事担当者は、ISO取得に伴って、工事の見積もりや設計などの業務を行い、それらをISO規格の書類に記録として残す必要が生まれた。その結果、工事を完成させた後で、ISO審査のために書類を作成しなければならない状況になり、それが担当者の大きな負担となっていた。 そこで同社は、工事・保守業務の標準化と業務負荷の軽減を目指して、ワークフロー管理システム導入の検討に入った。ちょうど、ワークフローが注目され始めていた時期だったこともあって、ISOによる業務標準化をベースに、現場担当者と資材課をワークフローでつなげば、双方の業務負荷を軽減できるのではないかと考えた。当初、業務はISOの書類ベースで流れていると見て、書類のデータをそのままの形でワークフロー化すれば、現場では違和感なく利用でき、ノウハウも蓄積されると考えた。しかし、現場の業務の進め方を洗い出していく中で、実際の業務の進め方は書類ベースの流れとは大分違うことが明らかになってきた。
BPMによるビジネス･プロセスの自動化をベースにワークフロー管理を行う同社で当初検討していたワークフロー製品は書類の流れを忠実に表現するやり方だったため、ワークフロー管理システムの仕様との間のギャップが生まれていた。そこに、タイミング良く提案されたのがコンピュウェアのBPM（ビジネス･プロセス･マネジメント）ツール『OptimalFlow』だった。「UNIFACEの新バージョンの提案を受けている時に、たまたま『OptimalFlow』の話になったのです。そこで話を聞いて、『OptimalFlow』を使えば、仕様とのギャップも埋まることが明確になったので、採用することにしました」と情報システムグループ主事杉山壮氏は語る。 『OptimalFlow』はビジネス･プロセスの自動化がベースになって、書類はそれに自動的に付いていく。この方法であれば、担当者の負荷軽減を目指すという狙いが実現されると考えた。また、同社では5年ほど利用してきた『UNIFACE』での膨大なシステムがあり、その資産をそのまま利用できるメリットもあった。さらに使い勝手がよく、手慣れている『UNIFACE』によりワークフローの中で使用する画面も作成できるので、開発生産性も非常に高くなることが期待された。さらに、コンピュウェアのパートナーである日本板硝子ビジネスブレインズ株式会社が『OptimalFlow』に熟達したノウハウを活かしたコンサルティングができ、研修体制の充実も含め、開発から導入までに大幅に短期化できると見込まれたことも採用の大きな要素だった。 その上で、同社では現場の意見を聞きながら画面の作成に取りかかり、最後の実装段階での『OptimalFlow』によるワークフロー管理システムの講習までも含めて、わずか1ヵ月間で完了、2003年5月末にはカットオーバーにこぎ着けることができた。
保守業務や定型業務まで『OptimalFlow』によるワークフロー化を展望新システムでは、工事担当者から発注があると、『OptimalFlow』によって資材課の担当者の画面がポップアップされ、資材担当者はそれに対して、仕入れ先を引き当て、発注をかけていく。そして仕入れ原価が明確になった段階で金額が記入された積算表画面が現場の工事担当者の画面に自動的に表示される。発注すると、業者が決定した段階でISO規格の発注書が自動的に発行されるので、工事担当者の書類作成負荷は解消されると共に、以前は月末に集中していた資材担当の請求処理業務も分散化された。まさにビジネス･プロセスの自動化が実現されたといえる。
※文中に記載された名称は、各社の商標または登録商標です。
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ビクターサービスエンジニアリング株式会社
